Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc tặng quà cho khách hàng, đối tác hay chính nhân viên của mình đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược xây dựng và duy trì mối quan hệ. Tuy nhiên, hoạt động này không chỉ đơn thuần là trao đi những món quà mà còn liên quan chặt chẽ đến các quy định pháp luật về thuế và kế toán.
Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có và tối ưu hóa chi phí hoạt động. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn chi tiết về các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến quà tặng doanh nghiệp tại Việt Nam.
Nghĩa vụ về hóa đơn và thuế giá trị gia tăng (VAT)
Một trong những yêu cầu cơ bản và quan trọng nhất khi doanh nghiệp thực hiện tặng quà là việc lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.
Doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
- Bắt buộc xuất hóa đơn: Dù là hàng hóa mua ngoài hay tự sản xuất để làm quà tặng cho khách hàng, nhân viên, doanh nghiệp đều phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng). Hóa đơn này phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn bán hàng thông thường.
- Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn cần được lập ngay tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện việc tặng quà.
- Giá tính thuế GTGT: Được xác định là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương đang bán trên thị trường tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng.
- Thuế GTGT đầu vào: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng về nguyên tắc chung là không được khấu trừ. Tuy nhiên, có ngoại lệ quan trọng: nếu hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp, thì thuế GTGT đầu vào tương ứng được khấu trừ.
- Hậu quả nếu không xuất hóa đơn: Việc không xuất hóa đơn khi tặng quà có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, hành vi này có thể bị xem xét là hành vi trốn thuế.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và chi phí quà tặng
Chi phí liên quan đến quà tặng có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện luật định.
Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
- Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ:
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: quà tặng tri ân khách hàng, quà tặng phúc lợi cho nhân viên).
- Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Chi phí quà tặng cho nhân viên (Phúc lợi): Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động, bao gồm cả quà tặng các dịp lễ, Tết, ngày kỷ niệm (như 8/3, 20/10), được xem là chi phí được trừ. Tuy nhiên, tổng các khoản chi phúc lợi này trong năm không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
- Lưu ý về thuế GTGT đầu ra: Khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp tương ứng với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng (mà doanh nghiệp không thu tiền) sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
Xem thêm: Phân biệt quà tặng doanh nghiệp và hối lộ: Ranh giới mong manh
Hướng dẫn hạch toán kế toán
Việc hạch toán đúng các giao dịch liên quan đến quà tặng là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Dưới đây là hướng dẫn cơ bản:
- Đối với bên tặng quà:
- Khi mua hàng về để tặng: Ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho (TK 152, 153, 156…), Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ – nếu đủ điều kiện), và Có các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331…).
- Khi xuất kho để tặng: Ghi nhận vào chi phí tương ứng với mục đích tặng quà (Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng, Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp), Có các tài khoản hàng tồn kho (TK 152, 153, 155, 156…). Đồng thời, phải ghi nhận thuế GTGT đầu ra phải nộp (Có TK 3331). Nếu quà tặng cho nhân viên được trích từ quỹ phúc lợi, hạch toán Nợ TK 353 (Quỹ khen thưởng, phúc lợi).
- Đối với bên nhận quà: Ghi nhận tăng giá trị tài sản hoặc thu nhập khác (TK 711) tương ứng với giá trị hợp lý của món quà nhận được. Thuế GTGT đầu vào ghi trên hóa đơn quà tặng thường không đủ điều kiện khấu trừ do không có chứng từ thanh toán.
Các quy định pháp lý quan trọng khác
Ngoài các quy định về thuế và kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý thêm một số quy định pháp lý khác.
Quà tặng dưới hình thức khuyến mại
Nếu việc tặng quà được thực hiện dưới hình thức khuyến mại (ví dụ: tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền, không kèm theo điều kiện mua bán) và doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký hoạt động khuyến mại với Sở Công Thương theo đúng quy định của pháp luật thương mại, thì khi xuất hóa đơn GTGT, giá tính thuế được xác định bằng không (0).
Trường hợp không đăng ký hoặc không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế GTGT như đối với hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng thông thường.
Quy định về phòng, chống tham nhũng
Luật Phòng, chống tham nhũng và các văn bản hướng dẫn (như Nghị định 59/2019/NĐ-CP) có những quy định rất nghiêm ngặt về việc tặng và nhận quà, đặc biệt đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và người có chức vụ, quyền hạn. Theo đó, các đối tượng này không được trực tiếp hoặc gián tiếp nhận quà tặng dưới mọi hình thức từ các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan đến công việc do mình giải quyết hoặc thuộc phạm vi quản lý.
Doanh nghiệp cần hết sức thận trọng và tìm hiểu kỹ quy định khi có ý định tặng quà cho đối tác thuộc khu vực công để tránh vi phạm pháp luật.
Xem thêm: Khi nào nên tặng quà vật chất, khi nào nên tặng quà trải nghiệm?
Những điểm mấu chốt doanh nghiệp cần lưu ý
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động liên quan đến quà tặng, doanh nghiệp cần ghi nhớ những điểm cốt lõi sau:
- Luôn lập hóa đơn: Đây là yêu cầu tiên quyết và bắt buộc cho mọi trường hợp tặng quà.
- Đầy đủ chứng từ: Lưu giữ hóa đơn mua vào, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán (nếu có) và các hồ sơ liên quan để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.
- Phân biệt rõ mục đích: Xác định rõ quà tặng nhằm mục đích kinh doanh (cho khách hàng, đối tác) hay phúc lợi (cho nhân viên) để hạch toán và áp dụng giới hạn chi phí phù hợp.
- Tuân thủ quy định phòng chống tham nhũng: Đặc biệt cẩn trọng khi đối tượng nhận quà là cơ quan nhà nước hoặc người có chức vụ, quyền hạn.
- Cập nhật thường xuyên: Quy định pháp luật có thể thay đổi, do đó doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin mới nhất.
Lời kết
Quà tặng doanh nghiệp là một hoạt động ý nghĩa, góp phần thắt chặt các mối quan hệ kinh doanh và nội bộ. Tuy nhiên, việc thực hiện hoạt động này cần được đặt trong khuôn khổ pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả. Việc nắm vững và tuân thủ các quy định về hóa đơn, thuế GTGT, thuế TNDN, hạch toán kế toán và các quy định liên quan khác là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp.
Trong trường hợp cần thiết, việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia tư vấn thuế, kế toán là điều nên làm để có những quyết định chính xác và phù hợp nhất với tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo:
- mof.gov.vn
- thuvienphapluat.vn
- ketoanthienung.net
- misa.vn
- luatdoanhnghiep.com
