Trong kinh doanh, tặng quà là một nét văn hóa phổ biến nhằm thể hiện sự tôn trọng, thiện chí hợp tác hoặc tri ân lẫn nhau. Tuy nhiên, không phải món quà nào cũng nên được nhận. Có những trường hợp đòi hỏi người nhận cần phải từ chối để giữ sự minh bạch, chuyên nghiệp và tuân thủ quy tắc đạo đức. Nhưng từ chối thế nào để không làm mất lòng đối tác lại là một nghệ thuật mà không phải ai cũng thành thạo.
Vì sao đôi khi cần phải từ chối quà tặng?
Không phải món quà nào cũng đơn thuần là biểu hiện của sự quan tâm. Trong một số trường hợp, quà tặng có thể làm dấy lên nghi ngờ về động cơ, ảnh hưởng đến sự minh bạch trong công việc hoặc vi phạm quy định nội bộ.
Theo khảo sát của Viện Đạo đức kinh doanh tại Anh, có tới 47% nhà quản lý từng rơi vào tình huống phải từ chối quà vì lo ngại tác động đến sự khách quan trong các quyết định kinh doanh. Từ chối khéo léo không chỉ giúp bảo vệ uy tín cá nhân và tổ chức mà còn thể hiện sự tôn trọng với đối tác nếu làm đúng cách.
Những trường hợp nên từ chối quà tặng
Không phải lúc nào việc nhận quà cũng là lựa chọn khôn ngoan. Có những tình huống đòi hỏi bạn cần chủ động từ chối để tránh hiểu lầm hoặc hệ lụy không mong muốn.
Khi món quà có giá trị vật chất quá lớn
Một món quà đắt tiền, vượt quá thông lệ thông thường, có thể bị nhìn nhận như một sự “mua chuộc mềm”. Nhiều công ty đã đưa ra quy định cụ thể, ví dụ quà tặng không được vượt quá giá trị một triệu đồng, nhằm tránh gây ảnh hưởng đến sự minh bạch trong các mối quan hệ.
Khi quà đến trong thời điểm nhạy cảm
Nếu bạn nhận được quà đúng lúc đang thương lượng hợp đồng, xét duyệt hồ sơ, hoặc chuẩn bị ra quyết định liên quan đến lợi ích của đối tác, việc nhận quà có thể làm tổn hại hình ảnh công bằng và chuyên nghiệp của bạn.
Xem thêm: Có nên mở quà ngay trước mặt người tặng hay không?
Khi công ty có quy định cấm nhận quà
Rất nhiều doanh nghiệp và cơ quan nhà nước có quy định rõ ràng về việc không được nhận quà từ đối tác. Việc cố tình vi phạm không chỉ gây rủi ro cho cá nhân mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.
Làm sao để từ chối quà mà không mất lòng?
Từ chối không đồng nghĩa với phủ nhận tấm lòng người tặng. Vấn đề nằm ở cách bạn thể hiện sự trân trọng và truyền tải lý do một cách tế nhị, khéo léo.
Từ chối bằng lời nói lịch sự, chân thành
Cách đơn giản và hiệu quả nhất là nói thẳng nhưng nhẹ nhàng, thể hiện sự cảm ơn và đưa ra lý do hợp lý, tránh làm đối tác cảm thấy bị xúc phạm.
Ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị đã dành sự quan tâm cho tôi. Tuy nhiên theo quy định công ty, tôi không thể nhận quà tặng có giá trị. Mong anh/chị thông cảm.”
Hoặc:
“Món quà này thật sự khiến tôi rất cảm kích. Nhưng hiện tại đang trong quá trình phê duyệt dự án, nên tôi xin phép không nhận để giữ sự minh bạch.”
Đề xuất một phương án thay thế có ý nghĩa hơn
Trong trường hợp bạn e ngại việc từ chối hoàn toàn sẽ làm đối tác phật lòng, hãy đề xuất hướng giải quyết khác để món quà vẫn mang ý nghĩa tích cực.
Ví dụ:
“Nếu được, tôi xin phép chuyển món quà này thành phần đóng góp cho một quỹ từ thiện. Tôi nghĩ điều đó sẽ khiến cả hai bên đều cảm thấy vui và có giá trị hơn.”
Nhờ phòng ban liên quan xử lý nếu cần
Đối với những doanh nghiệp lớn, bạn có thể nhờ bộ phận hành chính hoặc truyền thông phản hồi thay, để đảm bảo tính khách quan và tránh cảm giác từ chối mang tính cá nhân.
Gửi lời cảm ơn bằng văn bản
Ngay cả khi từ chối, đừng quên thể hiện sự trân trọng bằng cách viết email hoặc thư cảm ơn đối tác. Điều đó cho thấy bạn đánh giá cao tấm lòng, dù không thể nhận món quà vì lý do nguyên tắc.
Ví dụ:
“Tôi chân thành cảm ơn món quà anh/chị gửi tặng. Tuy không thể nhận vì quy định công ty, nhưng tôi rất trân trọng sự quan tâm này và mong muốn được tiếp tục hợp tác cùng anh/chị trong thời gian tới.”
Những điều tuyệt đối không nên làm khi từ chối quà
Để giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp và tránh hiểu lầm, bạn nên lưu ý tránh những hành vi sau:
- Im lặng, không phản hồi gì sau khi nhận quà
- Trả lại quà một cách cộc lốc, không kèm lời giải thích
- Chia sẻ công khai món quà trên mạng xã hội
- Bàn tán hoặc phê bình món quà với người khác
Theo khảo sát của tổ chức Global Business Ethics, có tới 36% nhân viên cho rằng việc cấp trên nhận quà từ đối tác mà không giải thích rõ ràng sẽ làm giảm niềm tin vào tính minh bạch của tổ chức.
Kết luận
Từ chối quà tặng là một hành động cần thiết trong nhiều trường hợp để bảo vệ uy tín và nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh. Tuy nhiên, điều quan trọng nằm ở cách bạn thể hiện sự từ chối: khéo léo, trân trọng và minh bạch. Một lời cảm ơn chân thành, một lý do rõ ràng và một thái độ thiện chí sẽ giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp mà vẫn duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.
